Het is vijftien op een maandagmiddag en je scrollt langzaam naar nul. Je hebt tenslotte een vergadering om 16.00 uur, dus je hebt toch geen tijd om iets meer dan dat gedaan te krijgen. Om 3:30 uur beslis je: het is tijd voor de vierde koffie van vandaag.
Klinkt bekend? Als dat zo is: neem dan nota van het volgende onderzoek, gepubliceerd in het Journal of Consumer Research, dat verklaart waarom aanstaande afspraken ons nutteloos maken bij het organiseren van onze tijd.
Denk er eens over na: met hoeveel vergaderingen ga je elke week? Hoewel er niets is dat je kunt doen aan al die tijd die je verspilt aan de daadwerkelijke vergaderingen, kan het in de ochtend plannen echt nuttig zijn om je algehele productiviteit te verbeteren, omdat we de tijd anders inschatten als het vóór een taak of een afspraak komt.
Hoe kwamen ze tot deze conclusie? Uit een reeks onderzoeken is gebleken dat mensen lui en minder efficiënt zijn als ze een afspraak hebben.
"We denken dat er iets kan gebeuren, we hebben misschien wat extra tijd nodig, zelfs als dat niet nodig is. Als gevolg hiervan doen we minder met de beschikbare tijd ", zegt Selin Malkoc, co-auteur van de studie.
De resultaten werden verzameld via een online enquête onder 198 mensen waarin Malkoc en haar collega's deelnemers vroegen om zowel subjectief als objectief te beoordelen hoeveel tijd ze hadden om een boek binnen een uur te lezen. Om de theorie te testen, kreeg de helft van de groep te horen dat er aan het einde van het uur een vriend langs kwam, terwijl de andere helft te horen kreeg dat ze geen plannen hadden.
Degenen die 'een vriend hadden laten komen' gaven zichzelf tien minuten minder leestijd op hun subjectieve tijdsevaluatie. Ondertussen hielden de resultaten in de echte wereld ook stand: tegenover een groep mensen die werd gevraagd om te kiezen tussen twee betaalde studies - een studie van 30 minuten die $ 2,50 betaalde en een studie van 45 minuten die $ 5 betaalde, deelnemers die aanstaande afspraken hadden een uur later de start van beide onderzoeken was significant vaker een keuze van een halfuur, hoewel er voldoende tijd was om de latere afspraak in beide gevallen te maken.
Dit geeft aan of je efficiënt wilt werken, het loont de moeite om je afspraken vroeg uit de weg te ruimen, zodat ze niet de hele dag aan je hoofd spelen.
Een ander experiment bewees dat we niet zoveel gedaan krijgen als we iets over ons heen zien opdoemen. Van de 158 studenten die een opkomende labo-taak hadden gekregen, behaalden die vijf minuten vrije tijd en voortdurend herinnerd aan de toewijding in die vijf minuten minder dan degenen die simpelweg te horen kregen dat ze vijf minuten vrije tijd hadden. "
"Je hebt niet het gevoel dat je zo veel gedaan kunt krijgen als je binnenkort een taak hebt," zei Malkoc. "De tijd lijkt korter."
"We zijn van mening dat als we binnen twee uur een vergadering hebben, we niet aan grote projecten mogen werken. Dus we kunnen tijd spenderen aan het beantwoorden van e-mails of dingen doen die niet zo productief zijn. "Dit is de reden waarom op dagen vol vergaderingen we het gevoel hebben dat we zo weinig hebben bereikt, zegt Malkoc.
In het licht van deze bevinding, zou je moeten proberen om je bijeenkomsten samen te stapelen, zegt ze. Of nog beter: plan ze allemaal in de ochtend in. Ze raadt ook aan nog een keer te kijken naar de tijd die je tussen hen hebt, omdat je waarschijnlijk veel meer kunt doen dan je eerst vermoedt.